Als Selbstständiger oder Freiberufler trägst du steuerlich mehr Verantwortung als ein angestellter Arbeitnehmer. Du berechnet deine Steuern selbst, zahlst Vorauszahlungen und musst am Jahresende eine Steuererklärung einreichen. Klingt aufwändig, ist aber beherrschbar, wenn du weißt, welche Steuerarten überhaupt relevant sind und wie du dich darauf vorbereitest.
Dieser Artikel gibt dir einen klaren Überblick über die wichtigsten Steuerarten für Selbstständige und Freiberufler in Deutschland, ohne Juristendeutsch, aber mit den wesentlichen Fakten, die du wirklich brauchst.
- Selbstständige zahlen Einkommensteuer auf ihren Gewinn, nicht auf den Umsatz.
- Die Umsatzsteuer musst du nur abführen, wenn du mehr als 25.000 Euro Jahresumsatz erwartest oder die Kleinunternehmerregelung nicht nutzt.
- Gewerbesteuer fällt nur für Gewerbetreibende an, nicht für Freiberufler.
- Steuervorauszahlungen werden quartalsweise fällig und basieren auf deinem letzten Steuerbescheid.
- Die Steuererklärung als Selbstständiger muss jährlich abgegeben werden, mit oder ohne Steuerprogramm.
Einkommensteuer für Selbstständige
Die Einkommensteuer ist die zentrale Steuer für Selbstständige und Freiberufler. Du zahlst sie auf deinen Gewinn, also auf die Differenz zwischen Einnahmen und Betriebsausgaben. Nicht auf deinen Umsatz. Das ist ein wichtiger Unterschied, der oft unterschätzt wird.
Der Steuersatz ist progressiv gestaffelt. Bis zu einem Jahresgewinn von 11.784 Euro (Stand 2024) zahlst du gar keine Einkommensteuer, das ist der Grundfreibetrag. Ab dann steigt der Steuersatz schrittweise an, bis zum Spitzensteuersatz von 42 Prozent ab einem zu versteuernden Einkommen von rund 66.761 Euro. Wer über 277.826 Euro verdient, zahlt auf den Mehrbetrag den Reichensteuersatz von 45 Prozent.
Auf die Einkommensteuer kommt noch der Solidaritätszuschlag, der seit 2021 für die meisten Steuerzahler weggefallen ist, aber für Besserverdiener noch greift. Kirchensteuer fällt an, wenn du Mitglied einer Kirche bist.
Was du absetzen kannst, macht einen spürbaren Unterschied. Betriebsausgaben mindern deinen Gewinn direkt. Dazu zählen unter anderem Büroausstattung, Software, Fachliteratur, Fortbildungen, ein Arbeitsplatz im Homeoffice anteilig, Fahrtkosten und Beiträge zu beruflichen Versicherungen. Führe deshalb von Anfang an eine ordentliche Buchführung und sammle alle Belege.
Umsatzsteuer – Pflicht oder Kleinunternehmerregelung?
Die Umsatzsteuer, oft auch Mehrwertsteuer genannt, ist für viele Selbstständige ein eigenes Thema. Du erhebst sie auf deine Leistungen und führst sie ans Finanzamt ab. Der Standardsatz liegt bei 19 Prozent, für bestimmte Leistungen gilt der ermäßigte Satz von 7 Prozent.
Entscheidend ist zunächst die Frage: Greift bei dir die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG? Die Regelung gilt, wenn dein Umsatz im Vorjahr unter 22.000 Euro lag und im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht übersteigt. Ab 2025 wurden diese Grenzen angehoben: Der bisherige Vorjahreswert von 22.000 Euro steigt auf 25.000 Euro, die Prognosegrenze entfällt. Nutzt du die Kleinunternehmerregelung, stellst du keine Umsatzsteuer in Rechnung und musst auch keine abführen. Der Nachteil: Du kannst auch keine Vorsteuer aus deinen eigenen Einkäufen zurückfordern.
Für wen lohnt sich der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung? Wenn du viele Investitionen tätigst und dabei viel Vorsteuer anfällt, oder wenn deine Kunden hauptsächlich Unternehmen sind, die die Vorsteuer ohnehin geltend machen können, kann die reguläre Umsatzsteuerpflicht sinnvoll sein. Wer dagegen hauptsächlich Privatkunden bedient und kaum Investitionen hat, fährt mit der Kleinunternehmerregelung oft einfacher.
Als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer gibst du regelmäßig Umsatzsteuervoranmeldungen ab, in der Regel monatlich oder quartalsweise. Am Jahresende folgt die Umsatzsteuerjahreserklärung.
Gewerbesteuer – Wann wird sie fällig?
Die Gewerbesteuer ist eine kommunale Steuer, die Gewerbetreibende zahlen. Freiberufler sind grundsätzlich befreit. Doch was ist der Unterschied zwischen einem Freiberufler und einem Gewerbetreibenden?
Als Freiberufler giltst du, wenn du in einem der sogenannten Katalogberufe tätig bist oder eine ähnliche Tätigkeit ausübst. Dazu zählen unter anderem Ärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater, Architekten, Ingenieure, Journalisten, Künstler und viele beratende Berufe. Wer dagegen ein Handwerk betreibt, Produkte verkauft oder eine gewerbliche Dienstleistung anbietet, gilt als Gewerbetreibender.
Für Gewerbetreibende gilt ein Freibetrag von 24.500 Euro pro Jahr. Erst oberhalb dieses Betrags fällt Gewerbesteuer an. Der genaue Steuersatz hängt vom Hebesatz der jeweiligen Gemeinde ab, der je nach Stadt oder Gemeinde sehr unterschiedlich sein kann. In München liegt er beispielsweise bei 490 Prozent des Steuermessbetrags, in Oberhausen deutlich höher. Ganz konkret: Du multiplizierst deinen Gewerbeertrag mit der Steuermesszahl von 3,5 Prozent und dann mit dem gemeindlichen Hebesatz.
Das Gute: Ein Teil der gezahlten Gewerbesteuer kannst du auf deine Einkommensteuer anrechnen. Dadurch entsteht keine vollständige Doppelbelastung, aber je nach Hebesatz bleibt trotzdem ein spürbarer Betrag übrig.
Steuervorauszahlungen richtig einplanen
Anders als Angestellte, bei denen die Lohnsteuer direkt vom Gehalt abgezogen wird, zahlst du als Selbstständiger deine Einkommensteuer im Nachhinein. Das Finanzamt verlangt allerdings quartalsweise Vorauszahlungen, die es auf Basis deines letzten Steuerbescheids berechnet.
Die Vorauszahlungen werden an vier Terminen im Jahr fällig: am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember. Wenn du im ersten Jahr selbstständig bist, gibt es noch keinen Bescheid als Grundlage. Du kannst deinen voraussichtlichen Gewinn schätzen und das Finanzamt setzt die Vorauszahlungen entsprechend fest.
Ein häufiger Fehler: Selbstständige geben ihr gesamtes Einkommen aus, ohne Rücklagen für Steuernachzahlungen zu bilden. Wenn dann der erste Steuerbescheid kommt, fehlt das Geld. Richte dir deshalb von Anfang an ein separates Konto ein und überweise einen festen Prozentsatz jedes Eingangs dorthin. Als Faustregel gelten 25 bis 30 Prozent des Gewinns, als grober Puffer. Wenn du Umsatzsteuer abführst, zählt die natürlich nicht zum Gewinn.
Läuft dein Geschäft deutlich besser oder schlechter als erwartet, kannst du beim Finanzamt eine Anpassung der Vorauszahlungen beantragen. Das ist vor allem sinnvoll, wenn du in einem schwächeren Jahr keine überhöhten Vorauszahlungen leisten möchtest.
Steuererklärung als Selbstständiger
Als Selbstständiger oder Freiberufler bist du grundsätzlich verpflichtet, eine jährliche Einkommensteuererklärung abzugeben. Die reguläre Abgabefrist war früher der 31. Juli des Folgejahres, wurde aber auf den 31. Oktober verlängert. Wenn du einen Steuerberater beauftragst, verlängert sich die Frist in der Regel deutlich, oft bis in den Februar oder März des übernächsten Jahres.
Zur Steuererklärung gehören als Selbstständiger neben dem normalen Mantelbogen auch die Anlage S (für Freiberufler) oder die Anlage G (für Gewerbetreibende). Darin trägst du deinen Gewinn aus der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ein. Die EÜR wiederum legst du entweder als eigenes Formular bei oder gibst sie digital über ELSTER ab.
Die ELSTER-Plattform des Finanzamts ist kostenlos und ermöglicht die gesamte Steuererklärung digital. Wer ein strukturierteres Interface bevorzugt, nutzt Steuerprogramme wie WISO Steuer, Taxfix oder Smartsteuer. Diese führen dich durch die Erklärung und geben dir oft schon eine Schätzung der zu erwartenden Nachzahlung oder Erstattung.
Je besser deine Buchhaltung während des Jahres ist, desto schneller geht die Steuererklärung. Wer Belege sammelt, Einnahmen und Ausgaben laufend dokumentiert und eine EÜR-Vorlage nutzt, spart sich am Jahresende viel Stress.
Fazit
Das Steuerthema schreckt viele Selbstständige und Freiberufler ab, dabei ist der Kern eigentlich überschaubar. Du zahlst Einkommensteuer auf deinen Gewinn, entscheidest über Umsatzsteuerpflicht oder Kleinunternehmerregelung, und als Gewerbetreibender kommt noch die Gewerbesteuer dazu. Quartalsweise Vorauszahlungen kommen auf dich zu, die jährliche Steuererklärung schließt das Ganze ab.
Wer von Anfang an Rücklagen bildet, Belege sauber führt und die Fristen kennt, gerät selten in Schwierigkeiten. Und wer sich unsicher ist oder mit steigenden Umsätzen komplexere Fragen hat, ist bei einem Steuerberater gut aufgehoben. Die Kosten dafür sind übrigens als Betriebsausgaben absetzbar.
FAQ – Häufige Fragen zu Steuern für Selbstständige
Ab wann muss ich als Selbstständiger Einkommensteuer zahlen?
Du zahlst Einkommensteuer, sobald dein zu versteuerndes Einkommen den Grundfreibetrag überschreitet. Dieser liegt im Jahr 2024 bei 11.784 Euro. Alles darunter bleibt steuerfrei. Betriebsausgaben und weitere Freibeträge können dein zu versteuerndes Einkommen zusätzlich senken.
Muss ich als Freiberufler Gewerbesteuer zahlen?
Nein. Freiberufler sind von der Gewerbesteuer befreit. Sie zahlen nur Einkommensteuer und gegebenenfalls Umsatzsteuer. Gewerbesteuer fällt ausschließlich bei Gewerbetreibenden an, also bei Unternehmern, die kein freiberufliches Tätigkeitsprofil haben.
Was ist die Kleinunternehmerregelung und wer kann sie nutzen?
Die Kleinunternehmerregelung erlaubt es, keine Umsatzsteuer in Rechnung zu stellen und auch keine abzuführen. Sie greift, wenn dein Vorjahresumsatz unter 25.000 Euro lag. Der Vorteil: weniger Verwaltungsaufwand. Der Nachteil: Du kannst keine Vorsteuer aus deinen Ausgaben geltend machen.
Wann muss ich Steuervorauszahlungen leisten?
Vorauszahlungen auf Einkommensteuer und Gewerbesteuer sind quartalsweise fällig: am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember. Die Höhe richtet sich nach dem letzten Steuerbescheid. Bei deutlich veränderten Umsätzen kannst du eine Anpassung beim Finanzamt beantragen.
Kann ich die Kosten für einen Steuerberater absetzen?
Ja. Steuerberatungskosten, die im Zusammenhang mit deiner selbstständigen Tätigkeit entstehen, sind als Betriebsausgaben absetzbar und mindern deinen Gewinn. Der private Anteil der Steuerberatung ist dagegen nicht mehr abzugsfähig.